Tietoja asiakkaille ja liikekumppaneille tietojenkäsittelystä yleisen tietosuoja-asetuksen 13 artiklan mukaisesti
1. Kuka on vastuussa tietojenkäsittelystä ja keneen voit ottaa yhteyttä?
Wanzl GmbH & Co. KGaA
Rudolf-Wanzl-Str. 4
89340 Leipheim
Puhelin +49(0)8221/729-0
info@wanzl.com
Voit ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun käyttämällä seuraavia yhteystietoja:
Rudolf-Wanzl-Str. 4
D-89340 Leipheim, Saksa
Puhelin +49(0)8221/729-0
datenschutz@wanzl.com
2. Mitä tietoja käytämme ja mistä ne ovat peräisin?
Käsittelemme tietoja, jotka saamme sinulta liikesuhteemme yhteydessä. Lisäksi käsittelemme, sikäli kuin palvelujemme tarjoaminen sitä edellyttää, tietoja jotka olemme saaneet muilta Wanzl-konsernin yrityksiltä, liikekumppaneilta kentällä, palveluntarjoajilta tai muilta kolmansilta osapuolilta (esim. luottotiedot) luvallisesti (esim. toimeksiantojen toteuttamista. sopimusten täyttämistä varten tai antamasi suostumuksen perusteella). Toiseksi käsittelemme henkilötietoja, jotka olemme saaneet luvallisesti yleisesti saatavilla olevista lähteistä (esim. velkojen hakemistot, kaupparekisterit, lehdistö, mediat, internet) ja joiden käsittely on luvallista.
Henkilötiedot, joita käsittelemme liikesuhteen yhteydessä:
- henkilötiedot (esimerkiksi nimi, osoite, henkilöllisyys)
- yhteystiedot (esim. puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- taloustiedot (esim. tilitiedot, verotukselliset arviointiperusteet)
- tilaus-, sopimus- ja liikevaihtotiedot
- luottoluokitustiedot
3. Mihin tarkoituksiin ja millä oikeusperusteella tietojasi käsitellään?
Käsittelemme henkilötietojasi yleisen tietosuoja-asetuksen, kansallisten tietosuojaoikeudellisten määräysten (esim. Saksan uusi tietosuojalaki) ja kaikkien muiden asiaankuuluvien lakien mukaisesti:
a) Sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta)
Henkilötietojen käsittely perustuu tarpeellisuuteen toteuttaa sopimus tai sopimusta edeltävä toimenpide, jonka puitteissa olet nyt tai tulevaisuudessa sopimuksen osapuoli. Tämä koskee erityisesti (mutta ei yksinomaan) seuraavia tarkoituksia:
- sopimuksessa sovittujen toimenpiteiden ja toimien suorittaminen
- tilaustesi ja toiveidesi mukaisten palvelujen tarjoaminen
- sopimukseen tai tilaukseen liittyvä yhteydenpito kanssasi
- maksujen, korvausten tai palkkioiden laskuttaminen ja periminen sekä suoritettujen maksutapahtumien todentaminen.
b) Etujen vertailun puitteissa (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta)
Tarvittaessa käsittelemme tietojasi sopimuksen varsinaisen täyttämisen lisäksi myös meidän tai kolmansien osapuolten oikeutettujen etujen turvaamiseksi. Tämä koskee muun muassa seuraavia tarkoituksia:
- tiedonhaku/tiedonvaihto luottotietolaitosten kanssa
- luovutus sopimusperusteisille perintäyrityksille tai ulkopuoliselle asianajajalle, jos maksukehotusprosessi ei ole tuottanut tulosta
- palvelujemme ja tuotteidemme tai prosessiemme kehittäminen
- vertailuanalyysi ja markkina-analyysit
- tietokannat tietojen jakamista ja liiketoiminnan edistämistä varten
- IT-turvallisuutta ja tietosuojan noudattamista koskevat toimenpiteet
- suoramarkkinointi
- oikeusvaateiden laatiminen ja puolustaminen oikeudellisissa kiistoissa
c) Suostumuksesi perusteella (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta)
Jos olet antanut meille suostumuksen henkilötietojesi käsittelyyn tiettyihin tarkoituksiin, käsittelyn laillisuus perustuu suostumukseesi. Annettu suostumus voidaan koska tahansa perua.
d) Lainsäädännöllisten vaatimusten noudattamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta)
Lisäksi käsittelemme henkilötietojasi lain tai yleisen edun sitä edellyttäessä. Tämä koskee erityisesti (mutta ei yksinomaan) tarkoituksia, jotka liittyvät seuraaviin:
- kauppa- ja verolainsäädäntö (esim. vero-oikeudelliset valvonta- ja ilmoitusvelvollisuudet, säilytysajat)
- viranomaisvalvontaan liittyvät vaatimukset
- rikoslainsäädäntö (esim. petosten ja rahanpesun estäminen, vertailu antiterrorismi- ja korruptiolistoihin)
- henkilötietojesi paljastaminen todisteiden keräämistä, lainvalvontaa tai siviilioikeudellisten vaatimusten täytäntöönpanoa varten
4. Keille tietojasi lähetetään?
Tiedot välitetään tai luovutetaan yrityksessämme työntekijöille ja organisaatioyksiköille, jotka tarvitsevat niitä välttämättä sopimusvelvoitteidemme sekä sopimuksentekoa edeltävien ja lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseen tai oikeutettujen etujemme puitteissa.
Tietojasi luovutetaan kolmansille osapuolille ainoastaan tiettyyn tarkoitukseen, erityisesti:
- sopimuksessa sovittujen toimenpiteiden ja toimien suorittamisen yhteydessä
- oikeutetun etumme tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun perusteella
- lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi, joiden mukaan olemme velvollisia luovuttamaan tietoja
- suostumuksesi perusteella
- ulkoisille palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja meidän puolestamme (esim. tietotekniikan palveluntarjoajat, tietojen tuhoamisyritykset jne.)
5. Kuinka kauan tietoja säilytetään?
Käsittelemme ja tallennamme henkilötietojasi liikesuhteemme keston ajan niin kauan kuin se on tarpeen lakisääteisten ja sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi. Huomaa, että säilytysaika vaihtelee tietojen käsittelyn tarkoituksen mukaan. Jos tietoja ei enää tarvita lakisääteisten tai sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan säännöllisesti lakisääteisten säilytysvelvollisuuksien mukaisesti.
6. Siirretäänkö tietoja kolmanteen maahan?
Tietoja siirretään Euroopan unionin ulkopuolisiin maihin (niin sanottuihin kolmansiin maihin), jos:
- se on tarpeen tilaustesi toteuttamiseksi (esim. konserniyhtiöt, tavarantoimittajat)
- laki velvoittaa siihen (esim. vero-oikeudelliset ilmoitusvelvollisuudet) tai
- olet antanut meille suostumuksesi.
Jos siirrämme henkilötietoja lisäksi Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolisiin maihin, siirto tapahtuu vain, jos EU-komissio on vahvistanut kolmannen maan riittävän tietosuojatason tai jos alueella on muita riittäviä tietosuojatakuita (esim. EU-komission vakiosopimuslausekkeet).
7. Mitä tietosuojaan liittyviä oikeuksia sinulla on?
Jokaisella rekisteröidyllä, jonka henkilötietoja käsitellään, on oikeus tiedonsaantiin (yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artikla) itseään koskevista käsiteltävistä tiedoista, oikeus virheellisten tietojen oikaisuun (yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artikla), oikeus henkilötietojen poistamiseen (yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artikla), oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä (yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artikla), oikeus vastustaa tiedonsiirtoa (yleisen tietosuoja-asetuksen 21 artikla) sekä oikeus tietojen siirtoon yleisessä koneellisesti luettavassa muodossa (yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artikla).
Voit milloin tahansa peruuttaa meille antamasi suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn. Voit myös milloin tahansa peruuttaa suoramarkkinointia varten tapahtuvan käsittelyn. Ota huomioon, että peruutus astuu voimaan vasta peruutusajankohdasta lähtien. Se ei vaikuta ennen peruutusta tapahtuneeseen käsittelyyn.
8. Onko sinulla tietojenantovelvollisuutta?
Liikesuhteemme puitteissa sinun on annettava vain ne henkilötiedot, jotka ovat tarpeen liikesuhteen aloittamiseksi, toteuttamiseksi ja päättämiseksi tai joiden keräämiseen olemme lain mukaan velvollisia. Ilman näitä tietoja emme pysty solmimaan tai toteuttamaan sopimusta kanssasi.
9. Missä määrin päätöksiä tehdään automaattisesti yksittäistapauksissa?
Emme periaatteessa käytä täysin automaattista päätöksentekoa liikesuhteen perustamiseen ja toteuttamiseen.
10. Mihin voit tehdä valituksen?
Sinulla on oikeus tehdä valitus edellä mainitulle tietosuojavaltuutetulle tai toimivaltaiselle tietosuojavalvontaviranomaiselle: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27, 91522 Ansbach, Saksa, puh. +49 (0)981 531300.