Informatie voor klanten en zakelijke partners over gegevensverwerking volgens artikel 13 van de AVG
1. Wie is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking en met wie kunt u contact opnemen?
Wanzl GmbH & Co. KGaA
Rudolf-Wanzl-Str. 4
89340 Leipheim, Duitsland
Telefoon +49(0)8221/729-0
info@wanzl.com
Onze functionaris voor gegevensbescherming is bereikbaar via:
Rudolf-Wanzl-Str. 4
D-89340 Leipheim
Telefoon +49(0)8221/729-0
datenschutz@wanzl.com
2. Welke gegevens gebruiken we en waar komen deze vandaan?
We verwerken gegevens die we in het kader van onze zakelijke betrekkingen van u ontvangen. Tevens verwerken we - voor zover nodig voor het uitvoeren van onze werkzaamheden - gegevens die we van andere ondernemingen uit de Wanzl-groep, van zakelijke partners in de buitendienst, van dienstverleners of van andere derden (bijv. kredietwaardigheidsinformatie) met toestemming (bijv. voor het uitvoeren van opdrachten of overeenkomsten, of op grond van een door u gegeven toestemming) ontvangen hebben. Daarnaast verwerken we persoonsgegevens die we uit openbaar toegankelijke bronnen (zoals debiteurenlijsten, handelsregisters, pers, media, internet) met toestemming hebben ontvangen en mogen verwerken.
Persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van de zakelijke relatie zijn:
- Persoonsgegevens (bijv. naam, adres, persoonlijke gegevens)
- Contactgegevens (bijv. telefoonnummer, e-mailadres)
- Financiële gegevens (bijv. rekeninggegevens, belastinggegevens)
- Bestel-, contract- en omzetgegevens
- Kredietwaardigheidsgegevens
3. Voor welke doeleinden en op welke rechtsgrond worden gegevens verwerkt?
Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van de AVG, de nationale gegevensbeschermingsvoorschriften (bijv. de nieuwe Duitse wet op de gegevensbescherming – BDSG-Neu) en alle andere relevante wettelijke bepalingen:
a) Om contractuele verplichtingen na te komen (art. 6 lid 1 sub b van de AVG)
De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van noodzaak met het oog op de uitvoering van een contract of een precontractuele maatregel waarbij u partij bent of moet worden. Dit geldt in het bijzonder (maar niet uitsluitend) voor doeleinden voor:
- de uitvoering van contractueel overeengekomen maatregelen en activiteiten
- dienstverlening volgens uw bestellingen en wensen
- communicatie met u in verband met een contract of bestelling
- verrekening en inning van betalingen, vergoedingen of kosten, evenals de traceerbaarheid van de uitgevoerde transacties.
b) In het kader van de afweging van belangen (art. 6 lid 1 sub f van de AVG)
Indien nodig verwerken wij uw gegevens buiten de feitelijke uitvoering van de overeenkomst om onze gerechtvaardigde belangen of die van derden te vrijwaren. Dit geldt onder meer voor de volgende doeleinden:
- Verkrijgen van informatie/gegevensuitwisseling met kredietinstellingen
- Overdracht aan contractueel gebonden incassobureaus of een externe advocaat bij een mislukte aanmaningsprocedure
- Verdere ontwikkeling van onze diensten en producten of processen
- Benchmarking en marktanalyse
- Kennisbanken voor het delen van kennis en het promoten van zaken
- Maatregelen voor IT-beveiliging en naleving van gegevensbescherming
- Direct marketing
- Te gelde maken van juridische aanspraken en verdediging bij juridische geschillen
c) Toestemming (art. 6 lid 1 sub a van de AVG)
Voor zover wij toestemming hebben gekregen voor het verwerken van persoonsgegevens voor bepaalde doelen, is de rechtmatigheid van deze verwerking bepaald door uw toestemming. Een eenmaal gegeven toestemming kan op elk moment worden ingetrokken.
d) Op grond van wettelijke vereisten (art. 6 lid 1 sub c van de AVG)
Daarnaast verwerken wij uw persoonsgegevens indien dit wettelijk verplicht is of er een algemeen belang is. Dit geldt in het bijzonder (maar niet uitsluitend) voor doeleinden in het kader van:
- Commerciële en fiscale wetgeving (bijv. fiscale controle- en rapportageverplichtingen, bewaartermijnen)
- Regelgevende vereisten
- Strafwetten (bijv. preventie van fraude en witwassen van geld, vergelijking met antiterreur- en corruptielijsten)
- Openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens voor maatregelen met het oog op het verzamelen van bewijs, vervolging of uitvoering van civiele vorderingen
4. Wie ontvangt uw gegevens?
De gegevens worden binnen ons bedrijf doorgestuurd of ter beschikking gesteld aan de medewerkers en organisatorische eenheden die ze nodig hebben om onze contractuele, precontractuele en wettelijke verplichtingen na te komen of in het kader van onze gerechtvaardigde belangen.
Uw gegevens worden alleen voor een specifiek doel doorgegeven aan externe derden, in het bijzonder:
- In verband met de uitvoering van contractueel overeengekomen maatregelen en activiteiten
- Op basis van ons gerechtvaardigd belang of het gerechtvaardigd belang van een derde partij
- Om te voldoen aan wettelijke vereisten volgens welke we verplicht zijn om gegevens door te geven
- Op basis van uw toestemming
- Aan externe dienstverleners die voor ons werken als verwerkers (bijv. IT-serviceproviders, gegevensvernietigers, enz.)
5. Hoe lang worden uw gegevens opgeslagen?
Wij verwerken en bewaren uw persoonsgegevens voor de duur van onze zakelijke relatie, zolang dit nodig is om aan onze contractuele en wettelijke verplichtingen te voldoen. Hierbij moet rekening worden gehouden dat de opslagperiode varieert afhankelijk van het doel van de gegevensverwerking. Als de gegevens niet langer nodig zijn om aan contractuele of wettelijke verplichtingen te voldoen, worden ze regelmatig verwijderd of geanonimiseerd, rekening houdend met de wettelijke bewaarplicht.
6. Worden uw gegevens naar een derde land overgedragen?
Een gegevensoverdracht naar locaties in landen buiten de Europese Unie (zogenaamde derde landen) vindt plaats voor zover:
- het noodzakelijk is om uw bestellingen uit te voeren (bijv. groepsmaatschappijen, leveranciers)
- het wettelijk verplicht is (bijv. fiscale rapportageverplichtingen) of
- u ons uw toestemming heeft gegeven.
Mochten we ook persoonsgegevens doorgeven aan locaties in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), dan vindt de doorgifte alleen plaats als de Europese Commissie een adequaat niveau van gegevensbescherming voor het derde land heeft bevestigd of andere passende gegevensbeschermingsgaranties (bijv. akkoord van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie) aanwezig zijn.
7. Welke rechten heeft u met betrekking tot gegevensbescherming?
Elke betrokkene heeft recht op inzage (art. 15 van de AVG) over de verwerkte persoonsgegevens, het recht op rectificatie van onjuiste gegevens (art. 16 van de AVG), het recht op wissing van persoonsgegevens (art. 17 van de AVG), het recht op beperking van de verwerking (art. 18 van de AVG), het recht op bezwaar (art. 21 van de AVG) en het recht op gegevensoverdracht in een gangbaar machineleesbaar formaat (art. 20 van de AVG).
U kunt uw toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens op elk moment herroepen U kunt de verwerking voor direct marketing ook op elk moment herroepen. Houd er rekening mee dat de herroeping pas in de toekomst van kracht wordt. De verwerking die plaatsvond vóór de intrekking wordt hierdoor niet beïnvloed.
8. Bestaat er voor u een verplichting om gegevens te verstrekken?
In het kader van onze zakelijke relatie hoeft u alleen de persoonsgegevens te verstrekken die nodig zijn voor het aangaan, uitvoeren en beëindigen van een zakelijke relatie of die wij wettelijk verplicht zijn te verzamelen. Zonder deze gegevens kunnen wij de overeenkomst met u niet sluiten of uitvoeren.
9. In hoeverre is er sprake van geautomatiseerde besluitvorming in individuele gevallen?
In principe maken we geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming om de zakelijke relatie tot stand te brengen en uit te voeren.
10. Waar kunt u een klacht indienen?
U kunt een klacht indienen bij de bovengenoemde functionaris voor gegevensbescherming of bij de voor ons verantwoordelijke autoriteit voor gegevensbescherming: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27, 91522 Ansbach, Duitsland, tel. +49(0)981 981- 531300.